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Hochzeitsbudget berechnen: Gästezahl rein, Gesamtsumme raus

Die meisten Budgetpläne scheitern nicht an der Gesamtsumme, sondern an der Frage, was ein einzelner Gast eigentlich kostet. Dieser Rechner beantwortet beides – ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse und ohne dass eine einzige Eurer Zahlen diesen Browser verlässt.

Ohne Anmeldung Rechnet im Browser Ergebnis beim Tippen
Der Rechner

Eure Zahlen

Tragt Eure Gästezahl ein und überschreibt jede Zeile, sobald Ihr ein Angebot in der Hand habt. Jeder Posten hat zwei Felder: was er unabhängig von der Gästezahl kostet und was jeder weitere Gast dazulegt.

Währung: EUR

Gäste-Szenario
Alle, die essen und trinken – Kinder mitgezählt.
Reserve für das, was am Ende teurer ausfällt als im Angebot.
Location und Miete Raummiete, Nebenkosten, Endreinigung. Summe 1.800 €
Catering und Getränke Menü und Getränke, je Kopf gerechnet. Summe 7.600 €
Fotografie und Video Pauschale für den Tag, unabhängig von der Gästezahl. Summe 1.900 €
Papeterie Save-the-Date, Einladung, Menü- und Tischkarten, Porto. Summe 840 €
Ringe Trauringe, Gravur, spätere Anpassung. Summe 1.400 €
Outfits Kleid und Anzug, Schuhe, Haare, Make-up – für Euch beide. Summe 2.600 €
Musik DJ oder Band, Technik, gegebenenfalls Anmeldung bei der GEMA. Summe 1.200 €
Deko und Blumen Brautstrauß und Anstecker fix, Tischdeko je Gast. Summe 1.460 €
Zwischensumme 18.800 €
Puffer (10 %) 1.880 €

Die voreingetragenen Beträge sind grobe Richtwerte für den deutschsprachigen Raum und ausdrücklich keine Statistik: Sie stammen aus keiner Erhebung und beschreiben keinen Durchschnitt. Sie stehen nur da, damit der Rechner nicht bei null anfängt. Ersetzt jede Zahl durch Euer erstes echtes Angebot – dann wird aus der Schätzung ein Budget.

Die Mechanik dahinter

Wie sich ein Hochzeitsbudget im deutschsprachigen Raum verteilt

FixRinge · Outfits · Fotografie und Video + Gästezahl × Je GastCatering und Getränke · Papeterie = Zwischensumme

Zwei Arten von Kosten

Ein Hochzeitsbudget zerfällt in zwei Hälften, die sich völlig unterschiedlich verhalten. Die eine hängt an der Gästezahl: Essen, Getränke, Papeterie, Tischdeko und am Ende auch die Größe des Raums, den Ihr dafür braucht. Die andere kostet dasselbe, ob nun dreißig oder hundertdreißig Leute kommen – die Ringe, Eure Outfits, der Fotograf, die Band, die Gebühren für die Trauung. Wer beide Hälften in einen Topf wirft, bekommt eine Zahl, mit der sich keine einzige Entscheidung treffen lässt.

Was Prozente nicht verraten

Genau daran scheitern Prozentangaben. „Dreißig Prozent für die Location“ klingt nach einer Regel, sagt Euch aber nicht, was passiert, wenn Ihr zehn Namen von der Liste streicht. Dabei ist das die Frage, die beim Planen tatsächlich auf dem Tisch liegt. Deshalb rechnet dieses Werkzeug mit zwei Zahlen pro Posten statt mit einem Anteil: einem Fixbetrag und einem Betrag pro Gast. Heraus kommt die einzige Größe, an der eine Gästeliste sich ohne Streit besprechen lässt – was eine einzelne Einladung kostet.

Was eine andere Gästeliste verändert

Bei den Startwerten oben folgt ungefähr die Hälfte des Budgets der Gästezahl. Zehn Gäste weniger sparen Euch deshalb nicht zehn Prozent der Gesamtsumme, sondern grob die Hälfte davon; der Rest steht bereits fest, bevor die erste Zusage eintrifft. Umgekehrt heißt das: An den Fixposten lässt sich schneller sparen, weil eine Entscheidung genügt. Ein Fotograf, der die Trauung und die erste Stunde danach begleitet statt sechzehn Stunden, ist ein Gespräch mit einer Person. Zwanzig Gäste auszuladen sind zwanzig.

Erst Location und Termin

Die Reihenfolge entscheidet mit. Location und Termin ziehen fast alles andere nach sich: Sie legen fest, wie viele Menschen überhaupt hineinpassen, ob Ihr das Catering mitbringen dürft oder das Haus liefert, ob eigene Getränke erlaubt sind und wie lange die Musik spielen darf. Wer vor dieser Entscheidung ein vollständiges Budget durchrechnet, rechnet es danach ein zweites Mal.

Die Lücken

Die Posten, die regelmäßig fehlen

Budgets reißen selten an dem Posten, über den am längsten diskutiert wurde. Sie reißen an den vielen kleinen, die in keinem Angebot auftauchen – weil sie zu niemandes Angebot gehören. Tragt sie lieber jetzt mit einer groben Zahl ein als drei Wochen vorher mit der echten.

Gebühren und Papiere

Standesamt, Trauung außerhalb der Öffnungszeiten oder an einem Samstag, Urkunden, dazu die kirchliche oder freie Trauung.

Trinkgeld und Dank

Service, Fahrer, Trauzeuginnen und Trauzeugen, alle, die für Euch einen Tag lang gearbeitet haben.

Anfahrt der Dienstleister

Kilometergeld und Übernachtung stehen im Kleingedruckten, nicht im Paketpreis. Sie fallen für jeden einzeln an.

Getränke jenseits der Pauschale

Sektempfang, Korkgeld für mitgebrachten Wein, das letzte Drittel des Abends, das keine Pauschale abdeckt.

Die Torte

Bei vielen Caterern gehört sie nicht zum Menüpreis. Gelegentlich kommt noch Anschnitt- oder Tellergeld dazu.

Probetermine

Haare und Make-up zur Probe, Änderungsschneiderei, Reinigung von Kleid und Anzug hinterher.

Wege und Zimmer

Shuttle für die Gäste, Euer eigenes Zimmer in der Hochzeitsnacht, das Auto für den Tag.

Rückbau

Endreinigung, Abbau der Deko, Rückgabe von Mietgeschirr und Mobiliar – häufig am Morgen danach und selten kostenlos.

Anzahlungen und Fristen

Kein zusätzliches Geld, aber früheres. Wer die Fristen übersieht, hat kein Budget-, sondern ein Terminproblem.

Offengelegt

Wie dieser Rechner rechnet

Jeder Posten hat zwei Felder. Der Betrag pro Gast wird mit Eurer Gästezahl multipliziert, der Fixbetrag kommt unverändert dazu, alles wird addiert, der Puffer aufgeschlagen und die Summe zum Schluss durch die Gästezahl geteilt. Mehr passiert nicht – jede Zeile lässt sich mit dem Taschenrechner nachprüfen.

Eure Zahlen bleiben hier Gerechnet wird ausschließlich in Eurem Browser. Es gibt kein Formular, das abgeschickt wird, keine Anmeldung, keine E-Mail-Abfrage und keine Speicherung. Eure Eingaben verlassen dieses Fenster nicht und sind verschwunden, sobald Ihr den Tab schließt – schreibt Euch das Ergebnis also auf, bevor Ihr weiterklickt.
Richtwerte, keine Statistik Die voreingetragenen Beträge stammen aus keiner Erhebung und behaupten keinen Durchschnitt. Sie sind ein Startpunkt für den deutschsprachigen Raum, den Ihr mit Eurem ersten echten Angebot ersetzt.
Häufige Fragen

Fragen zum Rechner

Nein. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Zahlung. Die Seite rechnet sofort und vollständig. Das tut sie auch beim zwanzigsten Besuch ohne Gegenleistung.

Nein. Die gesamte Rechnung läuft in Eurem Browser, es wird nichts an einen Server geschickt und nichts abgelegt. Schließt Ihr den Tab, sind die Eingaben weg – haltet das Ergebnis fest, wenn Ihr lange an den Feldern gefeilt habt.

Aus keiner Erhebung. Es sind grobe Richtwerte für den deutschsprachigen Raum, damit der Rechner nicht bei null anfängt. Für Eure Region treffen sie vermutlich nicht zu. Sobald Ihr ein echtes Angebot habt, gehört es an die Stelle des Richtwerts.

Das entscheidet Ihr; voreingestellt sind zehn Prozent. Er ist kein Spielraum für zusätzliche Wünsche, sondern für Rechnungen, die höher ausfallen als das Angebot: Endreinigung, Überstunden, das letzte Getränkefass, die Anfahrt, an die niemand gedacht hat.

Der Rechner rechnet in Euro. Die Startwerte sind für den deutschsprachigen Raum gedacht und treffen auch dort nur ungefähr; für die Schweiz stimmt schon die Währung nicht. An der Rechnung ändert das nichts – nur daran, wie schnell Ihr die Startwerte ersetzen solltet.

In der Tabelle steht, was ein Gast bei diesem einen Posten kostet. Im Ergebnis steht, was ein Gast im Schnitt kostet, wenn man Ringe, Outfits und Fotograf mit auf alle Köpfe verteilt. Die erste Zahl braucht Ihr zum Verhandeln, die zweite zum Einordnen.
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Mehr zum Geld

Drei Artikel aus dem Magazin, die dort weitermachen, wo der Rechner aufhört.

Was kostet uns ein einzelner Gast? Was kostet uns ein einzelner Gast? Ein zusätzlicher Gast kostet in Deutschland typischerweise 90 bis 150 Euro – Essen, Getränke, Sitzplatz, Gedeck, Papeterie und Gastgeschenk zusammengerechnet. Das ist die Zahl, die bei einer Zu- oder Absage tatsächlich wirkt. Der oft zitierte Wert von rund 200 Euro pro Gast ist etwas anderes: das Gesamtbudget geteilt durch die Gästezahl.
Welche Kosten übersieht man bei der Hochzeit fast immer? Welche Kosten übersieht man bei der Hochzeit fast immer? Übersehen werden vor allem die Nebenkosten der Location – Endreinigung 200 bis 600 Euro, Nachtzuschlag, Korkgeld 8 bis 15 Euro je Flasche –, außerdem die Mahlzeiten für Dienstleister, Anfahrtspauschalen, die Änderungsschneiderei am Kleid und Trinkgelder. Zusammen sind das bei einer mittleren deutschen Hochzeit schnell 1.500 bis 3.000 Euro.
Wie verteilen wir das Hochzeitsbudget prozentual? Wie verteilen wir das Hochzeitsbudget prozentual? Eine tragfähige Aufteilung liegt bei 45 bis 55 Prozent für Location, Catering und Getränke, 10 bis 13 Prozent für Foto und Video, je 8 bis 12 Prozent für Outfits sowie Deko und Blumen, 6 bis 10 Prozent für Musik. Dazu kommen 10 bis 15 Prozent als Reserve. Die Prozente sind ein Startpunkt, kein Gesetz.

Wenn die Summe steht, fehlt noch der Termin dazu. Wann welche Entscheidung spätestens fallen muss, rechnet unser zweites Werkzeug rückwärts aus Eurem Hochzeitsdatum aus: Zeitplan rückwärts rechnen

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Aus der Zahl wird eine Gästeliste

Wenn die Summe steht, hängt alles Weitere an der Liste: wer eingeladen wird, wer zusagt, wer am Ende wirklich am Tisch sitzt. Genau da könnt Ihr weitermachen – mit einer Hochzeitswebsite, auf der Eure Gäste selbst antworten.

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Anlegen und Gestalten kostet nichts. Das Versenden der Einladungen und das Sammeln der Antworten gehört zu einem Paket.