Was kostet uns ein einzelner Gast?

Diese Unterscheidung ist der ganze Artikel. Wer die falsche der beiden Zahlen benutzt, trifft falsche Entscheidungen: Er glaubt, zehn Gäste weniger sparten 2.000 Euro, und stellt später fest, dass es 1.100 waren – oder umgekehrt, dass die Location trotz Absagen dieselbe Rechnung schickt.

Alle Werte beziehen sich auf Deutschland, Stand 2026. Der Bridebook Wedding Report 2026 nennt 113 Euro pro Gast für Location und Catering zusammen; das ist der brauchbarste Ankerwert für die variablen Kosten.

Die variable Zahl ist der Betrag, der bei einem Gast mehr oder weniger tatsächlich anfällt: Menü oder Buffetanteil, Getränke, Sektempfang, Mitternachtssnack, Gedeck, Stuhl, Einladung, Platzkarte, Gastgeschenk. In Deutschland liegt sie 2026 typischerweise zwischen 90 und 150 Euro.

Die Durchschnittszahl entsteht, wenn man das gesamte Budget durch die Gästezahl teilt. Bei rund 17.000 Euro und 82 Gästen sind das etwa 207 Euro. In dieser Zahl stecken Kleid, Ringe, Fotograf und Grundmiete – Posten, die sich nicht ändern, wenn ein Gast absagt.

Beide Zahlen sind korrekt. Nur ist die zweite für Entscheidungen über die Gästeliste unbrauchbar.

Die folgende Aufstellung zeigt die variablen Kosten in drei Ausstattungsniveaus, wie sie im deutschen Markt 2026 üblich sind:

Die mittlere Spalte deckt sich gut mit dem, was Locations selbst als Richtwert nennen: 70 bis 150 Euro pro Gast für Location und Catering, plus Kleinposten. Wer schlank rechnet, kommt unter 90 Euro – dann aber ohne Snack, ohne Gastgeschenk und mit einfachem Getränkeumfang.

Was einen Gast von der linken in die rechte Spalte schiebt, sind vier Entscheidungen und nicht der Ort. Erstens die Form des Essens: Ein serviertes Menü mit drei Gängen kostet gegenüber einem Buffet meist 15 bis 30 Euro mehr pro Person, weil mehr Servicekräfte gebunden sind. Zweitens die Dauer des Getränkeangebots: Jede Stunde Getränkepauschale schlägt üblicherweise mit etwa 5 bis 8 Euro je Gast zu Buche. Drittens die Auswahl an Spirituosen, die eine Pauschale spürbar teurer macht als eine Karte aus Bier, Wein und Alkoholfreiem. Und viertens die Zahl der zusätzlichen Essensmomente – Sektempfang, Kuchen am Nachmittag und Mitternachtssnack sind drei einzeln kalkulierte Posten, nicht Bestandteile des Menüpreises.

Drei Personengruppen werden regelmäßig falsch kalkuliert:

• Kinder zahlen bei den meisten Caterern und Locations einen reduzierten Satz. Für Getränkepauschalen sind Sätze um 22 Euro für Kinder zwischen 4 und 15 Jahren üblich, beim Essen häufig 50 bis 60 Prozent des Erwachsenenpreises.
• Dienstleister essen mit. Fotograf, Videograf, DJ und Trauredner:in bekommen in aller Regel eine Mahlzeit, oft zu 50 bis 75 Prozent des Gedeckpreises. Bei vier Dienstleistern und 75 Euro Menüpreis sind das rund 200 Euro, die in keinem Angebot stehen.
• Begleitpersonen tauchen in der Planung als „plus eins" auf und in der Rechnung als voller Gast.

Rechnet die Dienstleistermahlzeiten von Anfang an mit. Sie sind der häufigste Grund dafür, dass die Endabrechnung des Caterers über der kalkulierten Gästezahl liegt.

Die garantierte Personenzahl: ab wann eine Absage nichts mehr spart

Die variablen Kosten pro Gast sind nur so lange variabel, wie die Gästezahl noch verändert werden kann. Cateringverträge und Locations arbeiten deshalb mit einer garantierten Personenzahl: einer verbindlichen Zahl, die Ihr einige Tage vor dem Termin meldet und die anschließend abgerechnet wird – unabhängig davon, wer tatsächlich erscheint. Üblich sind Fristen von sieben bis vierzehn Tagen, manche Häuser verlangen die Meldung drei Wochen vorher.

Viele Verträge erlauben zusätzlich eine Reduktion nach unten nur bis zu einer bestimmten Grenze, häufig zehn Prozent unter der ursprünglich vereinbarten Zahl. Wer mit 100 Personen gebucht hat und zwei Wochen vorher bei 82 Zusagen steht, zahlt dann für 90. Bei 130 Euro pro Gast sind das 1.040 Euro für acht Gedecke, die niemand nutzt.

Drei Fragen gehören deshalb in jedes Vertragsgespräch, und ihre Antworten stehen im Vertrag, nicht im Angebot: Bis wann kann die Zahl gemeldet werden? Wie weit darf sie unter die gebuchte Zahl fallen? Und wird nach oben noch angenommen, wenn nach der Frist eine Zusage kommt? Der letzte Punkt wird oft übersehen, kostet aber im Zweifel einen Zuschlag pro nachgemeldeter Person.

Die tatsächlich gezahlten Gesamtkosten aus dem Bridebook-Report 2026 ergeben, durch die Gästezahl geteilt, ein klares Muster:

Der Grund sind die Fixkosten. Ein Fotograf kostet bei 25 Gästen dasselbe wie bei 150. Bei 25 Gästen sind das rund 78 Euro pro Kopf, bei 150 Gästen rund 13 Euro. Wer eine kleine Hochzeit plant, sollte deshalb nicht erwarten, dass der Betrag pro Gast sinkt – er steigt, während die Gesamtsumme fällt.

Der Mindestumsatz kippt die Rechnung

Es gibt eine Grenze, unterhalb derer variable Kosten aufhören, variabel zu sein: den Mindestumsatz der Location. Habt Ihr 8.000 Euro zugesichert und liegt Eure Rechnung bei 75 Gästen bereits bei 8.400 Euro, sparen fünf Absagen nicht den vollen Kopfpreis, sondern nur die 400 Euro bis zur Untergrenze. Sinkt Eure Rechnung dagegen unter 8.000 Euro, sparen weitere Absagen nichts mehr – Ihr zahlt die Untergrenze.

Rechnet deshalb einmal aus, bei welcher Gästezahl Ihr den Mindestumsatz erreicht. Diese Zahl ist Eure eigentliche Untergrenze, nicht die im Vertrag genannte Personenzahl.

Fragt zusätzlich, ob Getränke, Raummiete und Nebenleistungen auf den Mindestumsatz angerechnet werden. Bei einem Haus, das nur Speisen anrechnet, liegt die notwendige Gästezahl deutlich höher als es zunächst aussieht.

Für jede Entscheidung über die Gästeliste braucht Ihr genau einen Wert: Eure variablen Kosten pro Gast. So kommt Ihr dran:

1. Nehmt aus dem Locationangebot den Preis pro Person für Essen und die Getränkepauschale.
2. Addiert Sektempfang, Torte, Gedeck und Papeterie – meist 10 bis 30 Euro.
3. Diese Summe ist Eure Zahl. Multipliziert damit jede Änderung der Gästeliste.

Ein Beispiel: Bei 130 Euro variabel kosten zehn Gäste mehr 1.300 Euro, und zehn weniger sparen 1.300 Euro – vorausgesetzt, Ihr liegt über dem Mindestumsatz der Location. Genau diese Grenze ist der Punkt, an dem die Rechnung kippt und Absagen nichts mehr sparen.

Was Gäste außerdem auslösen, das nicht auf der Rechnung steht

Drei Effekte, die sich nicht als Kopfpreis abbilden lassen und trotzdem Geld kosten. Erstens die Tischanzahl: Ab dem neunten Gast über einer runden Zehnerzahl braucht Ihr einen weiteren Tisch – mit Deko für 50 bis 150 Euro, zusätzlicher Wäsche und mehr Fläche.

Zweitens die Servicekräfte: Als Schlüssel gilt eine Kraft je 20 bis 30 Gäste am betreuten Buffet. Der einundzwanzigste Gast kann damit eine ganze Schicht auslösen, also 210 bis 320 Euro netto.

Drittens die Location selbst: Manche Häuser haben eine Kapazitätsgrenze, ab der ein größerer und teurerer Raum gebucht werden muss. Fragt danach, bevor Ihr die Gästeliste erweitert – dieser Sprung ist der teuerste einzelne Gast, den Ihr einladen könnt. Wo diese Grenze bei Eurem Haus liegt, rechnet der Beitrag zur Kapazität einer Location vor.

Zwei Zahlen für zwei Zeitpunkte

Aus der Meldefrist folgt, dass Eure variablen Kosten pro Gast im Verlauf der Planung zweimal etwas anderes bedeuten. Vor dem Stichtag sind 130 Euro pro Gast eine echte Stellschraube: Jede Absage spart diesen Betrag, jede zusätzliche Zusage kostet ihn. Nach dem Stichtag ist derselbe Betrag eine Fixkostenposition – die Absage spart dann nichts mehr, die Zusage kostet weiterhin.

Praktisch heißt das: Der Stichtag der garantierten Personenzahl ist der eigentliche Endtermin Eurer Gästeliste, nicht das Datum auf der Einladung. Setzt den Rückmeldetermin für die Gäste deshalb mit Abstand davor – zwei bis drei Wochen sind ein brauchbarer Puffer, weil erfahrungsgemäß ein Teil der Antworten erst nach Ablauf der Frist eintrifft und nachgefasst werden muss.

Ein zweiter Effekt betrifft die Getränke. Bei einer Getränkepauschale je Person wirkt derselbe Mechanismus wie beim Essen. Bei Abrechnung nach Verbrauch dagegen sinken die Getränkekosten auch dann noch, wenn Gäste kurzfristig absagen – dort bleibt der Posten variabel, während das Essen längst fixiert ist. Welche der beiden Abrechnungsarten in Eurem Vertrag steht, entscheidet also mit darüber, wie teuer eine späte Absage wird.