Wie wählt Ihr den Caterer aus?

Catering ist an den meisten Hochzeiten der größte Einzelposten und gleichzeitig der, den Paare am wenigsten durchschauen. Das liegt daran, dass ein Angebot einen Preis pro Person nennt und diese Zahl fast alles verbirgt: wie viele Gänge, wie viel Personal, wie lange Service, welche Ausstattung, welche Küche.

Dieser Beitrag zerlegt die Entscheidung in die vier Fragen, die tatsächlich Unterschiede erzeugen. Um die Zusammenstellung des Menüs geht es hier nicht — die steht unter Menüplanung fürs Hochzeitscatering. Hier geht es um die Auswahl des Anbieters.

Die Wahl der Serviceart ist keine Geschmacksfrage, sondern eine Entscheidung über Zeit, Bewegung und Gespräche im Raum. Sie legt fest, wie lange das Essen dauert und wie oft Eure Gäste aufstehen.

Zwei praktische Hinweise dazu. Ein Buffet für 90 Personen mit nur einer Ausgabelinie erzeugt eine Schlange von zwanzig Minuten; zwei beidseitig zugängliche Linien halbieren das. Fragt deshalb nicht, ob es ein Buffet gibt, sondern wie viele Ausgabestellen aufgebaut werden. Und ein Menü am Platz bindet Eure Gäste für anderthalb bis zwei Stunden an ihren Stuhl — das ist genau der Zeitraum, in dem sonst der Sektempfang nachwirkt und Leute die Tische wechseln.

Die Serviceart wirkt direkt auf die Sitzordnung zurück: Family Style verlangt Tische, an denen Schüsseln stehen können, ein Flying Buffet kommt fast ohne feste Plätze aus. Wer beides parallel plant, spart sich eine Runde — die Grundlagen dazu stehen unter Sitzordnung planen.

Bevor Ihr Anbieter vergleicht, klärt eine einzige Frage mit Eurer Location: Was steht an Küche zur Verfügung, und darf ein fremder Caterer sie benutzen? Die Antwort entscheidet häufiger über die Auswahl als jeder Geschmackstest.

Drei Konstellationen kommen vor:

• Volle Küche, fremdes Catering erlaubt. Der komfortable Fall. Alle Servicearten sind möglich, auch ein Menü am Platz mit heißen Tellern.
• Küchenzwang der Location. Viele Häuser lassen nur den eigenen Betrieb kochen oder verlangen eine Gebühr, wenn ein externer Anbieter kommt. Das ist zulässig und steht im Locationvertrag — lest die Stelle, bevor Ihr Angebote einholt, sonst holt Ihr sie umsonst ein.
• Keine Küche. Scheune, Zelt, Garten, leere Halle. Dann bringt der Caterer eine mobile Küche mit, und das ist ein eigener Posten mit eigenem Platz-, Strom- und Wasserbedarf.

Im dritten Fall kommen Fragen dazu, die sonst niemand stellt: Wie viel Fläche braucht die mobile Küche, wie ist sie abgesichert, wo ist der Wasseranschluss, wo bleibt der Abfall, und wie weit ist der Weg von der Küche zu den Tischen? Ein Weg von achtzig Metern über eine Wiese verändert jede Serviceart, und er ist der Grund, warum an solchen Orten häufiger Buffet als Menü serviert wird.

Klärt außerdem, welche hygienerechtlichen Auflagen für die Zubereitung außerhalb einer festen Küche gelten. Diese Regeln setzt je nach Land die zuständige Behörde, und ein professioneller Anbieter kennt sie für seinen Markt — fragt danach und lasst Euch bestätigen, dass er sie erfüllt. Bei einer selbst organisierten Verpflegung liegt diese Verantwortung dagegen bei Euch, und das ist der Punkt, an dem die vermeintliche Ersparnis kippen kann.

Der auffälligste Unterschied zwischen zwei Angeboten mit gleichem Preis pro Person liegt fast immer im Personal. Es ist der einzige Posten, den man kürzen kann, ohne dass es im Angebot sichtbar wird — und der einzige, den Eure Gäste am Abend sofort merken.

Fragt deshalb konkret nach:

1. Wie viele Servicekräfte sind eingeplant, und für wie viele Gäste jeweils?
2. Wie viele Personen arbeiten in der Küche?
3. Ab wann sind sie da, und bis wann bleiben sie?
4. Wer räumt ab, wer spült, wer stellt die Möbel zurück?
5. Was kostet eine Stunde Verlängerung, und wie kurzfristig können wir sie buchen?
6. Gibt es eine verantwortliche Person vor Ort, und wie heißt sie?

Als grobe Einordnung, ausdrücklich als Erfahrungswert und nicht als Norm: Ein Menü am Platz braucht deutlich mehr Service als ein Buffet, und ein Abend mit Getränkeservice am Tisch mehr als einer mit Getränkestation. Wenn zwei Angebote sich im Preis um ein Fünftel unterscheiden, steckt die Differenz meistens hier — nicht in der Qualität der Zutaten.

Frage 4 ist die, die am häufigsten fehlt und am teuersten nachgereicht wird. Wenn niemand für Abräumen und Rückbau eingeplant ist, machen es am Ende Eure Trauzeugen um zwei Uhr nachts. Klärt gleichzeitig mit der Location, bis wann alles draußen sein muss — diese Uhrzeit ist eine harte Grenze und bestimmt, wie lange der Caterer bleiben muss.

Frage 6 klingt banal und ist der Unterschied zwischen einem Abend mit und ohne Rückfragen an Euch. Es braucht eine Person mit Namen und Telefonnummer, die entscheiden darf — und diese Nummer gehört zu den wenigen, die auch Eure Trauzeugen haben sollten.

Jeder Catering-Vertrag hat eine Frist, zu der Ihr die endgültige Personenzahl meldet. Ab diesem Zeitpunkt wird abgerechnet, auch wenn Gäste absagen. Diese Frist ist der wichtigste Termin Eurer gesamten Planung, weil an ihr Geld hängt — üblich sind je nach Anbieter zwei bis drei Wochen vor dem Termin, aber die genaue Regel steht in Eurem Vertrag und richtet sich nach dem Recht des Landes, in dem Ihr bucht. Lest die Stelle, bevor Ihr unterschreibt, und klärt drei Dinge:

Daraus folgt eine einfache Rechenregel für Eure Planung: Eure Rückmeldefrist an die Gäste liegt vor der Meldefrist des Caterers, und zwar mit genug Abstand für eine Nachfassrunde. Wer erst nachfasst, wenn der Caterer die Zahl schon braucht, meldet eine Schätzung und zahlt für Stühle, auf denen niemand sitzt.

Genau an dieser Stelle liegt der praktische Nutzen einer digitalen Rückmeldung. Eine Liste, die sich selbst aktualisiert, sobald jemand zusagt oder absagt, liefert Euch am Stichtag eine belastbare Zahl statt einer Hochrechnung aus Nachrichten, Anrufen und Zetteln — und sie liefert nebenbei die Angaben, die der Caterer sonst einzeln erfragen muss. Wie das praktisch aussieht, steht unter Online-Rückmeldung für die Hochzeit, und wie sich die Gästeliste dabei führen lässt, unter Gästeliste online verwalten; die Funktion selbst beschreibt die RSVP-Seite.

Zwei Angaben solltet Ihr gleich mit abfragen, weil der Caterer sie ohnehin braucht: Kinder mit Alter — für kleinere Portionen und andere Preise — und Unverträglichkeiten. Wie Ihr Letztere so weitergebt, dass sie in der Küche ankommen, steht unter Unverträglichkeiten an den Caterer melden.

Wenn zwei oder drei Anbieter übrig sind, hilft ein letzter Prüfschritt, der nichts kostet: Fragt nach zwei Hochzeiten in der Größenordnung Eurer eigenen und an einem vergleichbaren Ort. Ein Betrieb, der sonst Firmenveranstaltungen in Sälen macht, ist nicht automatisch schlecht für eine Scheune — aber er hat den Weg über die Wiese noch nicht getragen.

Worauf Ihr in der Endauswahl achtet:

• Erfahrung mit Eurer Location. Wer den Ort kennt, kennt Küche, Wege und Aufbauzeiten. Das spart eine Besichtigung und viele Annahmen.
• Umgang mit Vegetarischem und Veganem. Die brauchbare Antwort ist ein eigenständiger Gang, nicht die Beilage ohne Fleisch.
• Herkunft und Saison. Wer im Februar Erdbeeren anbietet, hat den Kalender nicht gelesen.
• Klarheit des Angebots. Sind Geschirr, Gläser, Wäsche, Transport und Aufbau ausgewiesen oder verschwinden sie in einer Pauschale?
• Steuer und Ausweisung. Speisen und Serviceleistungen werden nicht in jedem Markt mit demselben Umsatzsteuersatz abgerechnet. Fragt, welcher Satz im Angebot steckt und ob die Preise mit oder ohne Steuer stehen — sonst vergleicht Ihr zwei Zahlen, die nicht dasselbe meinen.

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lohnt das Probeessen. Es ist der teuerste Auswahlschritt und der am wenigsten aussagekräftige, wenn er zu früh kommt — worauf Ihr dabei achtet, steht unter Probeessen.

Und legt die Angebote zeilenweise nebeneinander, bevor Ihr entscheidet. Zwei Catering-Angebote sind so gut wie nie im selben Zuschnitt geschrieben; wie Ihr sie trotzdem vergleichbar macht, steht unter Angebote vergleichen.