Was fragt Ihr bei der Locationbesichtigung?

Die meisten Paare fahren mit einem guten Gefühl von einer Besichtigung zurück und mit erstaunlich wenig Information. Das liegt nicht an ihnen: Ein leerer, aufgeräumter Raum mit freundlicher Begleitung ist eine angenehme Situation, in der niemand gerne nach Steckdosen fragt. Genau diese Fragen entscheiden aber später darüber, ob am Hochzeitstag improvisiert wird.

Hier steht, was Ihr vorbereitet, in welcher Reihenfolge Ihr durch das Haus geht, welche fünf Dinge sich ausschließlich vor Ort klären lassen und was in den zwei Tagen nach dem Termin passieren muss. Die vertraglichen Punkte — Sperrstunde, Cateringbindung, Exklusivität — sind bewusst ausgeklammert; sie stehen gesammelt im Beitrag zu den Fragen zum Kleingedruckten.

Die Ausrüstung ist klein und macht den Unterschied zwischen einem Eindruck und einer Entscheidungsgrundlage.

• Maßband, mindestens fünf Meter. Für Saalbreite, Mittelgang, Türbreiten und die Frage, ob die Tanzfläche wirklich dort hinpasst, wo sie eingezeichnet ist.
• Handy mit Kompass und Notizfunktion. Die Himmelsrichtung entscheidet später über Licht, Hitze und Fotos.
• Die Liste auf Papier. Ein Zettel in der Hand wird abgehakt, eine Liste im Handy wird von der nächsten Nachricht verdrängt.
• Der Grundriss, falls es einen gibt. Vorher per Mail anfragen; er beantwortet ein Drittel der Fragen im Voraus.

Verabredet vorher zwei Rollen. Eine Person führt das Gespräch und hört zu, die andere notiert, misst und fotografiert. Wer beides gleichzeitig versucht, macht nichts davon gut. Nach dem Termin tauscht Ihr Eure Eindrücke aus, bevor Ihr sie vermischt — zwei getrennte Einschätzungen sind mehr wert als eine gemeinsame, die im Auto entstanden ist.

Legt außerdem fest, mit welchen Zahlen Ihr rechnet: die Personenzahl, mit der Ihr plant, und die Uhrzeiten, zu denen etwas passieren soll. Ohne diese Zahlen sind die Antworten vor Ort unverbindlich, weil jede Aussage zur Kapazität von ihnen abhängt — wie stark, zeigt der Beitrag zur belastbaren Gästezahl.

Locations führen ihre Besichtigungen fast immer vom schönsten Raum aus. Dreht das um und geht den Weg, den ein Gast am Hochzeitstag geht. Dabei fallen Lücken auf, die im schönen Raum unsichtbar bleiben.

Zwei Stationen werden regelmäßig übersprungen und rächen sich zuverlässig. Die erste sind die Toiletten: Eine Faustregel aus der Veranstaltungspraxis rechnet mit einer Toilette je etwa fünfzig Gäste, damit sich in der Pause keine Schlange bildet. Bei achtzig Gästen und einer einzigen Kabine ist das der Punkt, über den später gesprochen wird.

Die zweite ist der Rückweg. Ein Innenhof, der um 15 Uhr charmant aussieht, ist um 1 Uhr nachts eine unbeleuchtete Fläche mit Kies. Fragt, welche Außenbeleuchtung nachts an ist und ob sie sich schalten lässt.

Für fast alles gibt es eine Mail. Für diese fünf Punkte nicht — sie brauchen Euren Körper im Raum.

1. Die tatsächlichen Maße. Messt die Saalbreite an der engsten Stelle und die Türen, durch die Tische, Technik und Torte müssen. Eine Tür unter 80 Zentimetern Breite ist ein Problem für jedes Rollmöbel.
2. Der Nachhall. Klatscht einmal kräftig in die Hände und hört, wie lange es nachklingt. In hohen Räumen mit harten Wänden versteht bei achtzig Gästen niemand die Rede vom anderen Tischende. Das ist kein Ausschlusskriterium, sondern eine Position in der Technikplanung.
3. Die Steckdosen. Zählt sie und merkt Euch, wo sie liegen. Musik, Licht, Fotobox und Küche hängen sonst an derselben Leitung. Fragt gleich, mit wie viel Ampere der Raum abgesichert ist.
4. Licht und Himmelsrichtung. Der Kompass sagt Euch, wo die Sonne zur geplanten Uhrzeit steht und ob die große Fensterfront am Nachmittag blendet oder den Raum aufheizt.
5. Barrierefreiheit. Stufen, Kies, Rasen, Schwellen. Gehbehinderte Gäste, Rollstuhl und Kinderwagen brauchen denselben Weg, nicht den Hintereingang.

Notiert die Saalmaße auf jeden Fall, auch wenn Ihr sie im Moment nicht braucht. Sie sind die Grundlage für die spätere Sitzordnung, und sie sind der einzige belastbare Gegenwert zu der Zahl, die im Exposé steht.

Nach der dritten Besichtigung verschwimmen die Häuser. Dagegen hilft nur eine feste Aufnahmeroutine, und sie dauert keine zehn Minuten.

• Ein Video statt vieler Fotos. Geht den Rundgang ein zweites Mal ab und filmt ihn durchgehend, während Ihr laut sagt, was Ihr seht. Der Ton ist dabei wichtiger als das Bild.
• Vier feste Standbilder je Raum. Von jeder Ecke aus einmal in den Raum. Das ergibt einen vergleichbaren Satz für jedes Haus.
• Ein Foto von jedem Detail, das Geld kostet. Stühle, Tische, Geschirr, Technik, Sanitär. Später ist genau das die Frage: Was war eigentlich dabei?
• Beschriftet noch auf dem Parkplatz. Ordnername mit Datum und Hausname, drei Sätze Ersteindruck dazu. Nach zwei Wochen erinnert Ihr Euch daran nicht mehr.

Fragt vorher kurz, ob Ihr filmen dürft — es wird fast immer erlaubt, aber ungefragt gefilmt zu werden ist unangenehm. Wenn ein Haus es ablehnt, notiert das: Ein Raum, den Ihr nicht dokumentieren dürft, ist ein Raum, über den Ihr später nur aus der Erinnerung streiten könnt. Für die Bildsprache Eurer Feier lohnt sich derselbe Satz Aufnahmen übrigens ein zweites Mal, weil er die Grundlage für das Gespräch mit der Fotografin oder dem Fotografen ist; was dort besprochen gehört, steht in der Fotografie-Checkliste.

Der Termin endet nicht, wenn Ihr im Auto sitzt. Drei Schritte gehören noch dazu, und sie sind zeitkritisch, weil Erinnerung schnell verblasst.

1. Getrennt aufschreiben, dann vergleichen. Jede und jeder von Euch notiert fünf Minuten lang, was gefallen hat und was gestört hat. Erst danach redet Ihr darüber.
2. Die offenen Punkte schriftlich stellen. Alles, was vor Ort mündlich zugesagt wurde, geht als kurze Mail zurück: „Wir haben notiert, dass … Bitte bestätigt uns das kurz.“ Das ist keine Misstrauensgeste, sondern die Grundlage des späteren Vertrags.
3. Den zweiten Besuch planen. Für das Haus, das es werden soll, lohnt ein zweiter Termin zur geplanten Uhrzeit und möglichst in einer ähnlichen Jahreszeit. Licht, Temperatur und Lärm sind um 17 Uhr im Juli andere als um 11 Uhr im März.

Der schriftliche Rücklauf ist gleichzeitig ein Test. Häuser, die mündliche Zusagen anschließend gerne bestätigen, arbeiten sauber. Häuser, die ausweichen, sagen Euch damit etwas Wichtiges. Und sobald zwei Angebote nebeneinanderliegen, lohnt der Blick in den Budgetrechner: Er zeigt, wie stark der Unterschied zwischen beiden auf den Rest Eurer Planung durchschlägt. Welche dieser Punkte am Ende in den Vertrag gehören und wie sie dort formuliert sein sollten, nimmt der Beitrag zum Locationvertrag auseinander.