Wie viele Gäste passen wirklich in eine Location?

Kapazitätsangaben sind keine Lüge, sie beantworten nur eine andere Frage als Eure. Ein Haus nennt in der Regel die größte Zahl, die sich in irgendeiner Bestuhlung unterbringen lässt — meist Reihenbestuhlung ohne Tische. Ihr plant dagegen ein Abendessen mit Tischen, Stühlen, Buffet, Technik, Geschenketisch und Tanzfläche.

Dieser Beitrag rechnet den Unterschied vor: mit welchen Flächen pro Person Ihr kalkuliert, wie viele Tische in einen Raum passen, was das deutsche Versammlungsstättenrecht begrenzt und wie Ihr von der geschätzten Gästezahl zu einer belastbaren kommt. Die Fragen, mit denen Ihr das vor Ort prüft, stehen in der Checkliste für die Besichtigung.

Für denselben Raum kursieren regelmäßig drei Kapazitätsangaben, und sie unterscheiden sich um den Faktor zwei. Wer sie nicht auseinanderhält, plant an der falschen.

Die Werte in der rechten Spalte sind ein Beispiel und keine Marktzahl; entscheidend ist das Verhältnis. Fragt bei jedem Haus ausdrücklich nach der dritten Zahl: „Wie viele Personen sitzen bei Euch an gedeckten Tischen, wenn zusätzlich eine Tanzfläche im Raum ist?“ Diese Frage beantwortet ein erfahrenes Haus sofort und präzise.

Es gibt noch eine vierte Zahl, und sie ist die unangenehmste: wie viele Menschen sich gleichzeitig im Raum wohlfühlen. Sie liegt regelmäßig unter der Bankettzahl. Ein Saal, der rechnerisch achtzig Personen trägt, wirkt mit achtzig Gästen voll — was gut sein kann, wenn Ihr eine dichte Feier wollt, und anstrengend, wenn Ihr auf lange Gespräche hofft.

Wenn Ihr die Saalmaße habt, braucht Ihr niemanden mehr zu fragen. Multipliziert Länge mal Breite, zieht ab, was fest verstellt ist, und teilt durch den Wert für Eure Anordnung.

Ein Rechenbeispiel: Ein Saal von 15 mal 8 Metern hat 120 Quadratmeter. Für 70 Gäste an runden Tischen mit 1,6 Quadratmetern je Person werden 112 Quadratmeter gebraucht — es bleiben 8 Quadratmeter. Das ist keine Tanzfläche, das ist ein Durchgang. Mit einer langen Tafel und 1,3 Quadratmetern je Person sind es 91 Quadratmeter, und es bleiben 29 übrig. Dieselbe Gästezahl, derselbe Raum, ein völlig anderer Abend.

Für die Tanzfläche rechnet mit etwa einem Drittel der Gäste gleichzeitig und einem halben Quadratmeter je tanzender Person. Bei 90 Gästen sind das 30 Personen und rund 15 Quadratmeter, also eine Fläche von etwa vier mal vier Metern. Alles, was kleiner ist, füllt sich nicht, weil niemand als Erstes in eine enge Ecke tritt.

Nicht vergessen: Buffet, Bar, Geschenketisch, Technikplatz und Tortentisch belegen zusammen schnell zehn bis fünfzehn Quadratmeter. Zieht sie ab, bevor Ihr teilt, nicht danach.

Sobald die Tischform feststeht, wird die Rechnung konkreter, weil Tische unteilbar sind. Ein runder Tisch mit 1,60 Metern Durchmesser fasst bequem acht Personen, mit 1,80 Metern zehn. Rundherum kommen etwa 75 Zentimeter für den Stuhl und noch einmal Platz für den Service dazu — ein Achtertisch belegt mit allem Drum und Dran rund zwölf Quadratmeter.

Daraus folgt eine Rechnung, die im Kopf funktioniert. Für 70 Gäste braucht Ihr neun Achtertische, denn acht Tische fassen 64 Personen und der neunte nimmt die restlichen sechs auf. Neun mal zwölf Quadratmeter sind 108 Quadratmeter allein für die Tische. In den Saal aus dem letzten Abschnitt passt das gerade so, in einen kleineren nicht mehr.

Bei der langen Tafel rechnet Ihr in laufenden Metern statt in Tischen: etwa 65 bis 70 Zentimeter Tischkante pro Person, auf beiden Seiten. Für 70 Gäste sind das rund 24 laufende Meter Tafel, also drei Reihen zu je acht Metern oder zwei Reihen zu zwölf. Zwischen zwei Tafelreihen braucht der Service mindestens 1,20 Meter, sonst wird nicht mehr serviert, sondern gedrängelt.

Diese Zahlen sind auch der Grund, warum die Sitzordnung nicht am Schluss entsteht, sondern zusammen mit der Location: Welche Tischform in den Raum passt, entscheidet mit, wer neben wem sitzen kann. Wie Ihr daraus einen Plan macht, steht im Beitrag zur Sitzordnung.

Über der Flächenrechnung steht das Baurecht, und es ist in Deutschland Ländersache. Die Versammlungsstättenverordnungen der Bundesländer regeln, ab welcher Besucherzahl ein Raum als Versammlungsstätte gilt und welche Auflagen dann greifen — in der Regel ab etwa 200 Personen. Wer im Ausland heiratet, findet dort andere Schwellen und andere Zuständigkeiten; die Regel selbst gilt nicht über die Grenze hinweg.

Drei Punkte betreffen auch kleinere Feiern, weil sie an der Betriebsgenehmigung des Hauses hängen und nicht an Eurer Gästezahl:

• Rettungswege müssen frei bleiben. Ein zusätzlicher Tisch vor einer Fluchttür ist kein Kompromiss, sondern schlicht nicht zulässig. Auch Deko darf Türen und Wege nicht verstellen.
• Die zulässige Personenzahl steht in der Genehmigung. Sie ist keine Empfehlung, und die Verantwortung dafür liegt beim Haus — nicht bei Euch.
• Offenes Feuer ist geregelt. Kerzen, Wunderkerzen und Feuerschalen sind je nach Haus und Genehmigung eingeschränkt oder verboten.

Die praktische Konsequenz ist einfach: Fragt nach der genehmigten Personenzahl und lasst sie Euch in den Vertrag schreiben. Wenn ein Haus dabei ausweicht, ist das eine Antwort. Welche weiteren Angaben in den Vertrag gehören, steht im Beitrag zum Locationvertrag.

Alle Rechnungen oben hängen an einer Zahl, die zum Zeitpunkt der Locationbuchung noch niemand kennt: wie viele Menschen tatsächlich kommen. Zwischen Einladungsliste und Anwesenheit liegt regelmäßig eine zweistellige Zahl an Absagen — wie groß sie ausfällt, hängt vor allem an der Anreise und daran, wie viele Gäste eine Begleitung mitbringen dürfen.

Für die Buchung braucht Ihr deshalb zwei Werte statt einem: eine untere Zahl, ab der die Location wirtschaftlich noch passt, und eine obere, die sie noch trägt. Zwischen beiden liegt Euer Spielraum. Ein Haus, das erst ab neunzig Personen wirtschaftlich wird und bei hundert voll ist, hat keinen — und genau dort entstehen die unangenehmen Gespräche, wenn drei Wochen vorher zwölf Absagen kommen.

Ab der ersten Zusage ersetzt Ihr die Schätzung durch Rückmeldungen. Genau das ist der Zweck einer Online-Rückmeldung: Zusagen, Absagen und Begleitpersonen laufen an einer Stelle auf, mit Datum, statt verteilt über Nachrichten und Telefonate. Am Stichtag der Location meldet Ihr dann eine gezählte Zahl.

Zwei Beiträge helfen beim Weg dorthin: Wie Ihr die Liste überhaupt aufbaut, steht in der Gästelistenplanung, und wie viele Plätze die Begleitungen kosten, rechnet der Beitrag zur Plus-eins-Regel durch. Beide Zahlen zusammen ergeben die Spanne, mit der Ihr in die Locationsuche geht.