Standesamt-Unterlagen: Welche Papiere Ihr für die Anmeldung braucht

Die Liste klingt kurz, und für den einfachsten Fall ist sie es auch. Kompliziert wird es an drei Stellen: beim Unterschied zwischen Geburtsurkunde und Geburtenregister-Ausdruck, bei der Frage, wie alt ein Papier sein darf, und bei allem, was von der Standardbiografie abweicht. Dieser Beitrag geht die Papiere einzeln durch, sagt Euch, wo Ihr sie bekommt, wie lange sie brauchen und was sie kosten.

Alle Angaben beziehen sich auf Deutschland. Österreich und die Schweiz verlangen andere Nachweise, und wenn eine oder einer von Euch eine ausländische Staatsangehörigkeit hat, gelten zusätzliche Regeln.

Für zwei volljährige deutsche Staatsangehörige, beide ledig, beide in Deutschland geboren, verlangt jedes Standesamt dieselben drei Dokumente. Jeweils einmal pro Person.

Die Gebühren setzt jede Kommune selbst fest, deshalb stehen hier Spannen und keine festen Beträge. Verbindlich ist immer die Gebührenordnung Eurer Stadt oder Gemeinde.

Bevor Ihr etwas bestellt, lohnt ein Blick in den Ablauf der Anmeldung: Er entscheidet, wann Ihr die Papiere überhaupt braucht, und die Meldebescheinigung ist so kurz gültig, dass eine zu frühe Bestellung bares Geld kostet.

Das ist der Punkt, an dem die meisten Paare einmal umkehren müssen. Die Geburtsurkunde, die seit der Geburt in der Familienmappe liegt, ist ein Auszug mit den Basisdaten. Der beglaubigte Ausdruck aus dem Geburtenregister enthält darüber hinaus alle späteren Eintragungen: frühere Eheschließungen, Namensänderungen, Adoptionen, Vaterschaftsanerkennungen. Genau diese Fortschreibung braucht das Standesamt, um zu prüfen, ob einer Eheschließung etwas entgegensteht.

Ausgestellt wird der Ausdruck vom Standesamt des Geburtsorts, nicht vom Wohnort. Seid Ihr weit weg geboren, geht das schriftlich oder über das Online-Portal der jeweiligen Stadt. Rechnet mit ein bis drei Wochen Bearbeitungszeit, in Ferienzeiten auch länger. Wer im Ausland geboren ist, legt die ausländische Geburtsurkunde vor, in der Regel mit Übersetzung durch eine vereidigte Übersetzerin oder einen vereidigten Übersetzer und je nach Land mit Apostille oder Legalisation.

Ein zweiter Stolperstein: Manche Standesämter akzeptieren einen Ausdruck, der älter als sechs Monate ist, andere nicht. Die Regel steht in keinem Bundesgesetz, sondern ist Verwaltungspraxis. Fragt beim Termin nach, statt zu raten.

Für die Beschaffung gibt es drei Wege, und sie unterscheiden sich vor allem in der Dauer. Persönlich am Standesamt des Geburtsorts bekommt Ihr den Ausdruck meist sofort, wenn Ihr Euch ausweisen könnt. Schriftlich per Brief mit Ausweiskopie dauert es je nach Kommune ein bis drei Wochen. Über das Online-Portal vieler Städte geht es in der Regel schneller, oft in fünf bis zehn Werktagen, weil der Vorgang direkt in der Bearbeitung landet. Antragsberechtigt sind die Person selbst, ihre Eltern, Ehegatten und Kinder; wer für jemand anderen bestellt, braucht eine Vollmacht.

Rechnet außerdem mit einer Wartezeit, die niemand einplant: In den Sommermonaten und im Dezember sind Standesämter erkennbar langsamer, weil Urlaubszeiten und Hochzeitssaison zusammenfallen. Wer im Mai heiratet und im April bestellt, hat keinen Puffer für eine falsch ausgestellte Urkunde. Zwei Wochen Reserve sind das Minimum, vier sind entspannt.

Alles, was das Standesamt nicht selbst nachschlagen kann, müsst Ihr belegen. Die vier häufigsten Zusatzfälle:

• Frühere Ehe geschieden: Eheurkunde der Vorehe und das rechtskräftige Scheidungsurteil mit Rechtskraftvermerk. Der Vermerk ist entscheidend, ein Urteil ohne ihn genügt nicht. Wurde die Ehe im Ausland geschieden, braucht es in der Regel zusätzlich die Anerkennung durch die Landesjustizverwaltung.
• Frühere Ehe durch Tod beendet: Eheurkunde der Vorehe und Sterbeurkunde der oder des früheren Ehegatten.
• Gemeinsame Kinder: Geburtsurkunden der Kinder. Sie werden für die Eintragung im Eheregister gebraucht.
• Ausländische Staatsangehörigkeit: zusätzlich ein Ehefähigkeitszeugnis des Heimatstaats oder, wenn dieser keins ausstellt, die Befreiung durch den Präsidenten des Oberlandesgerichts. Das ist ein eigenes Verfahren mit eigener Frist, beschrieben in unserem Beitrag zu den Papieren bei ausländischem Partner.

Nicht mehr nötig ist übrigens ein Trauzeuge: In Deutschland sind Trauzeugen seit dem 1. Juli 1998 nicht mehr vorgeschrieben. Warum das trotzdem regelmäßig anders behauptet wird, steht in unserem Beitrag zur Trauzeugenpflicht.

Drei seltenere Konstellationen brauchen deutlich mehr Vorlauf, weil zusätzliche Stellen beteiligt sind. Wer als deutsche Staatsangehörige oder deutscher Staatsangehöriger im Ausland geboren wurde, hat dort keinen deutschen Geburtseintrag; das Standesamt arbeitet dann mit der ausländischen Geburtsurkunde samt Übersetzung und je nach Land mit Apostille. Steht eine Person unter rechtlicher Betreuung, prüft das Standesamt, ob der Aufgabenkreis die Eheschließung berührt, und verlangt gegebenenfalls Unterlagen des Betreuungsgerichts. Und wer als Spätaussiedler eine Namenserklärung nach dem Bundesvertriebenengesetz abgegeben hat, legt zusätzlich die Bescheinigung darüber vor, weil sonst zwei verschiedene Namensschreibweisen in den Papieren stehen.

Wenn bei der Anmeldung etwas fehlt, wird der Termin nicht abgeschlossen, sondern offen gehalten. Das fehlende Papier reicht Ihr nach, und erst danach beginnt die Prüfung. Deshalb kostet ein vergessenes Dokument keine Gebühr, aber leicht drei Wochen Bearbeitungszeit.

Die Papiere haben unterschiedliche Halbwertszeiten, und genau daran scheitert die Planung. Der Geburtenregister-Ausdruck darf möglichst nicht älter als sechs Monate sein, die Meldebescheinigung oft nur wenige Wochen. Wer beides gleichzeitig im Januar bestellt und im September heiratet, bestellt zweimal.

Ein Hinweis zur Reihenfolge: Die Anmeldung ist in Deutschland sechs Monate gültig. Wer sie zu früh macht, muss sie wiederholen. Wie eng dieser Korridor wirklich ist, rechnet unser Beitrag zum Anmeldeverfahren durch.

Vier Dinge gehen regelmäßig schief, und alle vier sind vermeidbar.

1. Kopien statt Originale. Standesämter verlangen Originalurkunden. Eine Scanmappe auf dem Handy ist gut fürs Nachschlagen, ersetzt aber kein Papier.
2. Nur eine Person erscheint. Zur Anmeldung müssen in der Regel beide persönlich kommen. Ist das unmöglich, kann die anwesende Person die Anmeldung mit einer schriftlichen Vollmacht allein vornehmen. Klärt das vorher, nicht am Schaltertag.
3. Der Ausweis läuft dazwischen ab. Geprüft wird die Gültigkeit auch am Trautag, nicht nur bei der Anmeldung.
4. Namensfragen zu spät gestellt. Die Erklärung zum Ehenamen könnt Ihr bei der Anmeldung, bei der Trauung oder später abgeben. Wer sich vorher einig ist, spart einen zusätzlichen Behördengang.

Bewährt hat sich eine gemeinsame Ablage, auf die Ihr beide zugreift: eine Mappe mit den Originalen und ein digitaler Ordner mit Scans, Terminen und Belegen. Wer ohnehin eine Hochzeitswebsite aufsetzt, kann den geschützten Bereich dafür gleich mitnutzen und sich das Suchen im Postfach sparen. Für alles, was am Hochzeitstag selbst griffbereit sein muss, hilft die Notfallset-Checkliste.

Zum Schluss die Summe, weil sie in keiner Aufstellung steht: Für zwei Personen im Standardfall kostet der Papierkram zwischen 30 und 60 Euro, also beide Geburtenregister-Ausdrücke und beide Meldebescheinigungen. Mit Vorehe kommen Kopien von Scheidungsurteil und Eheurkunde dazu, meist noch einmal 20 bis 40 Euro. Das ist wenig gemessen an dem, was der Tag sonst kostet, und viel gemessen daran, wie oft man es zweimal bezahlt, weil ein Papier abgelaufen ist.