Was Ihr Euren DJ vor der Zusage fragen solltet

Ein DJ-Angebot besteht oft aus einer Zeile und einer Zahl. Das ist praktisch, verdeckt aber, dass hinter dieser Zeile sehr unterschiedliche Leistungen stecken können — von zwei Boxen auf Stativen bis zu einem eingeleuchteten Aufbau mit Ersatzgerät und Vorgespräch.

Die folgenden Fragen machen den Unterschied sichtbar. Sie sind so sortiert, dass Ihr sie am Telefon in zwanzig Minuten durchbekommt. Wenn Ihr noch gar nicht entschieden habt, ob Ihr überhaupt eine Anlage oder lieber Livemusik wollt, klärt das zuerst unter Band oder DJ auswählen.

Die häufigste Unklarheit betrifft nicht die Musik, sondern die Ausrüstung. Manche Locations haben eine feste Anlage, manche eine unbrauchbare, manche gar keine. Geht die Liste einmal mit dem DJ und einmal mit der Location durch und schreibt die Antworten nebeneinander.

Die Zeile Strom ist die, an der Feiern tatsächlich scheitern. In Sälen ist sie unproblematisch, in Scheunen, Zelten und Gärten nicht. Fragt die Location nach der Absicherung und gebt die Zahl weiter, statt sie zu schätzen. Wenn Küche, Licht und Anlage am selben Stromkreis hängen, geht irgendwann während des Hauptgangs alles gleichzeitig aus.

Fragt außerdem, ob die Location eine technische Lautstärkebegrenzung installiert hat. Solche Begrenzer schalten bei Überschreitung ab und sind für einen DJ ohne Vorwarnung ein Problem. Welche Grenzwerte und Sperrzeiten überhaupt gelten, entscheidet je nach Land die Kommune oder der Veranstaltungsort — die Auskunft holt Ihr Euch beim Ort, nicht beim Dienstleister.

Der zweite Block klärt, wer den Abend eigentlich steuert. Es gibt keine richtige Antwort, aber es gibt eine, die zu Euch passen muss.

1. „Wie viele Titel dürfen wir vorgeben, und wie kurzfristig?“
2. „Nehmt Ihr eine Verbotsliste entgegen, und haltet Ihr Euch daran, auch wenn ein Gast den Titel wünscht?“
3. „Dürfen Gäste am Abend Wünsche äußern — direkt bei Euch, über uns, über einen Link?“
4. „Was tut Ihr, wenn ein gewünschter Titel die Tanzfläche leert?“
5. „Wie geht Ihr mit sehr unterschiedlichen Altersgruppen um — nach Uhrzeit getrennt oder gemischt?“
6. „Legt Ihr auch während des Essens und beim Sektempfang auf, und was läuft dann?“
7. „Spielt Ihr unseren Eröffnungstanz von der Aufnahme, und in welcher Fassung — Originallänge oder gekürzt?“

Frage 2 ist die wichtigste und die, bei der Ihr am genauesten zuhören solltet. Eine Verbotsliste ist der einzige Teil, der wirklich verbindlich sein muss: Es gibt in fast jeder Familie ein Lied, das aus guten Gründen nicht laufen soll. Die Erklärung dafür will man am Abend nicht liefern. Die brauchbare Antwort lautet: Eure Verbotsliste steht über jedem Gästewunsch.

Frage 4 trennt Routine von Erfahrung. Wer sagt, das komme bei ihm nicht vor, hat entweder wenige Hochzeiten gespielt oder beschönigt. Wer eine konkrete Vorgehensweise beschreibt — anderes Tempo, bekannterer Titel, kurze Pause statt Weitermachen —, hat den Abend schon oft gerettet.

Und eine Bitte an Euch selbst: Liefert die Listen früh und in einem Format, das lesbar ist. Dreißig Titel in einer Nachricht am Vortag sind für niemanden zu bearbeiten. Wenn Ihr Wünsche von Gästen einsammeln wollt, tut es an einer Stelle, an der die Gäste ohnehin vorbeikommen — auf einer Hochzeitswebsite lässt sich das neben Ablauf und Anfahrt unterbringen. So bekommt Ihr eine Liste statt sechzig Einzelnachrichten.

Ein DJ ist an vielen Hochzeiten die einzige Person mit Mikrofon und Überblick über den Saal. Ob er diese Rolle übernimmt, ist eine Absprache und keine Selbstverständlichkeit.

Klärt daher, wer welche Ansage macht:

• Eröffnung des Buffets oder Beginn des Menüs — häufig der DJ, manchmal der Service.
• Ankündigung von Reden — braucht jemanden, der die Reihenfolge kennt; wie diese üblicherweise aussieht, steht unter Reihenfolge der Hochzeitsreden.
• Eröffnungstanz — Ansage, Einzählen, Lautstärke; hier entscheidet sich, ob der Moment funktioniert.
• Spiele und Programmpunkte — wer moderiert, wer die Technik bedient, wie lange sie dauern dürfen.
• Torte, Mitternachtssnack, Auszug — kurze Ansagen, die den Saal in Bewegung bringen; die Varianten für das Ende stehen unter Auszug mit Wunderkerzen oder Konfetti.

Sagt dazu, wie viel Moderation Ihr wollt. Die Spanne reicht von einer Person, die nie spricht, bis zu einer, die durch den ganzen Abend führt. Beides gibt es, beides ist gut gemacht angenehm — schlecht ist nur die Überraschung.

Und benennt eine Ansprechperson für den Abend, die nicht Ihr seid. Wer heiratet, ist zwischen Gesprächen, Fotos und Umarmungen nicht erreichbar; jede Rückfrage, die Euch erreicht, kostet Euch fünf Minuten Eures eigenen Abends. Wer welche Uhrzeit von welchem Gewerk braucht, steht unter Zeitplan an die Dienstleister verteilen; den groben Rahmen legt Ihr vorher im Ablaufplan fest.

Der vierte Block ist der unromantischste und derjenige, der später Geld kostet, wenn er fehlt.

1. „Ab wann seid Ihr vor Ort, und wie lange dauert der Aufbau?“
2. „Wird vor den Gästen aufgebaut oder vorher — und was heißt das für den Zugang zum Raum?“
3. „Wie lang ist die gebuchte Spielzeit, und wann beginnt sie zu laufen: mit dem Sektempfang oder mit dem Tanz?“
4. „Was kostet eine Verlängerung, und bis wann müssen wir sie entscheiden?“
5. „Wie hoch ist die Anzahlung, und wann ist der Rest fällig?“
6. „Wie ist die Stornoregelung gestaffelt, und was gilt bei einer Verschiebung des Datums?“
7. „Braucht Ihr Verpflegung, und ist Anfahrt enthalten?“

Zu 5 und 6 gilt dieselbe Regel wie bei jedem anderen Gewerk: Anzahlung, Zahlungsziel, Ausfallhonorar und Verschiebung sind Vertragsfragen und richten sich nach dem Recht des Landes, in dem gebucht wird. Es gibt keinen international gültigen Satz. Für Deutschland sind Anzahlungen von 20 bis 30 Prozent bei Buchung und eine mit sinkendem Abstand steigende Stornostaffel üblich; lasst Euch beides schriftlich geben und prüft ausdrücklich, ob der Fall der Verschiebung geregelt ist.

Frage 3 verursacht die meisten Nachforderungen. „Fünf Stunden“ bedeutet für Euch oft ab dem ersten Tanz und für den Anbieter ab der ersten Musik überhaupt. Wenn während des Essens Hintergrundmusik laufen soll, sind zwei Stunden weg, bevor jemand tanzt. Schreibt statt einer Stundenzahl zwei Uhrzeiten in den Vertrag.

Und klärt einmal die Frage der Musikabgaben. Für die Wiedergabe von Musik fallen je nach Land Gebühren an eine Verwertungsgesellschaft an. Wer sie anmeldet und zahlt — Ihr als Veranstalter, die Location oder niemand, weil die Feier als geschlossene Gesellschaft gilt —, hängt vom jeweiligen Markt und vom Einzelfall ab. In Deutschland ist dafür die GEMA zuständig. Die zuverlässigste Auskunft bekommt Ihr von Eurer Location: Sie hat den Fall für ihr Haus schon hundertmal gehabt.

Am Ende steht ein Eindruck. Es hilft, ihn an konkreten Signalen festzumachen statt an Sympathie. Sucht weiter, wenn Ihr eines dieser Muster seht:

• Kein Vorgespräch. Wer vor dem Abend nichts über Euch, Eure Gäste und Euren Ablauf wissen will, spielt sein Programm und nicht Euren Abend.
• Keine Ausfallregelung. Krankheit passiert. Die brauchbare Antwort ist ein Name oder ein Netzwerk, nicht die Versicherung, es sei noch nie vorgekommen.
• Kein Ersatzgerät. Ein defekter Kanal beendet sonst den Abend.
• Alles inklusive, ohne Aufstellung. Eine Zahl ohne Leistungsliste lässt sich weder vergleichen noch einfordern.
• Widerwillen gegen die Verbotsliste. Das Argument, er wisse schon, was funktioniere, ist genau an dieser einen Stelle nicht ausreichend.
• Nur Barzahlung ohne Rechnung. Ihr habt dann keinen Beleg für eine Leistung, die Ihr im Zweifel einfordern wollt.
• Feste Programmbausteine, die nicht verhandelbar sind. Wenn Spiele oder Moderationsblöcke gesetzt sind, obwohl Ihr sie nicht wollt, passt die Arbeitsweise nicht.

Umgekehrt gibt es ein besonders positives Signal, das nichts kostet: Wenn im ersten Gespräch mehr Fragen an Euch gestellt als Leistungen aufgezählt werden. Wer wissen will, wie alt Eure Gäste sind, ob getanzt wird, wo die Tanzfläche liegt und wann die Großeltern gehen, plant den Abend. Genau dafür bucht Ihr.

Habt Ihr zwei Angebote, die sich gleich gut anfühlen, legt sie zeilenweise nebeneinander statt Endsummen zu vergleichen; wie das geht, steht unter Angebote vergleichen.