Was gehört alles zur Hochzeitspapeterie?

Papeterie wird selten am Stück geplant. Meist entsteht sie in Etappen. Genau daran scheitert sie: Die Einladung ist längst gedruckt, wenn auffällt, dass Menükarten dasselbe Papier haben sollten und die Druckerei den Bogen nicht mehr vorrätig hat.

Die folgende Übersicht sortiert alle Teile nach dem Zeitpunkt, zu dem sie gebraucht werden. Sie sagt zu jedem, ob er wirklich nötig ist. Außerdem nennt sie die Reihenfolge, in der Ihr bestellen solltet. Damit lässt sich der Umfang einmal festlegen, statt ihn dreimal zu erweitern.

Welle eins — vor der Hochzeit. Save-the-Date, Einladung, Antwortkarte, Beikarte mit Anfahrt und Hotelhinweisen, gelegentlich eine Karte für die Geschenkwünsche. Diese Teile gehen per Post und bestimmen den Portoaufwand.

Welle zwei — am Hochzeitstag. Kirchen- oder Ablaufheft, Sitzplan-Tafel, Tischnummern, Platzkarten, Menükarten, Schilder und Wegweiser, gelegentlich Programmkarten für den Abend. Diese Teile werden nicht verschickt, sondern aufgestellt — Format und Papierstärke dürfen deshalb großzügiger ausfallen.

Welle drei — danach. Die Dankeskarte, oft mit einem Foto von der Feier. Sie wird gern vergessen, weil sie nach dem Tag liegt, an dem alles fertig sein sollte.

Die Wellen unterscheiden sich nicht nur zeitlich. Welle eins muss durch den Briefkasten passen, Welle zwei muss aus drei Metern Entfernung lesbar sein, Welle drei darf persönlich sein. Wer alle drei im selben Layout denkt, macht mindestens einer davon das Leben schwer.

Praktisch heißt das: Eine feine Schreibschrift, die auf der Einladung in der Hand wunderbar funktioniert, ist auf einer Sitzplan-Tafel unbrauchbar. Umgekehrt wirkt die kräftige Schrift, die auf der Tafel richtig ist, auf einer Karte im Format DIN A6 grob. Verbindend ist nicht die Schriftgröße, sondern die Schriftfamilie, die Farbe und das Papier — drei Dinge, die sich über alle drei Wellen durchhalten lassen.

Diese Tabelle enthält alles, was üblicherweise gedruckt wird — die Spalte rechts sagt, ob es wirklich gebraucht wird.

Auffällig ist, wie viele Teile an einer Bedingung hängen. Platzkarten braucht nur, wer feste Plätze vergibt; eine Sitzplan-Tafel braucht nur, wer mehr Tische hat, als man mit dem Finger zeigen kann. Wer diese Bedingungen ehrlich prüft, streicht oft drei Positionen — ohne dass am Tag etwas fehlt.

Für eine Feier mit vierzig Gästen an einem Ort reicht diese Auswahl vollständig aus: Einladung mit Rückmeldeweg, eine Beikarte mit Anfahrt und Übernachtung, Tischnummern, ein Sitzplan am Eingang und die Dankeskarte. Fünf Positionen statt elf.

Diese Variante funktioniert, weil jedes Stück eine echte Frage beantwortet: Wo muss ich hin, wo sitze ich, an welchem Tisch. Was zusätzlich gedruckt wird, beantwortet keine Frage mehr, sondern setzt einen gestalterischen Akzent — was legitim ist, aber anders begründet werden muss.

Die Ersparnis ist erheblich. Sie fällt sogar doppelt aus: Sechs gestrichene Positionen bedeuten sechs Entwürfe weniger, sechs Korrekturgänge weniger und sechs Lieferungen weniger, die pünktlich ankommen müssen. Gerade in den letzten vier Wochen vor der Hochzeit ist das der wertvollere Teil der Ersparnis — nicht das Geld, sondern die Zahl der Dinge, die noch schiefgehen können.

Bei sehr kleinen Feiern bis etwa zwanzig Personen fallen auch Tischnummern und Sitzplan weg. Dann bleiben Einladung und Dankeskarte. Die Papeterie ist damit an einem Nachmittag entschieden. Umgekehrt gilt: Ab hundert Gästen wird die Papeterie zum Leitsystem. Dann lohnt es sich, den Weg der Gäste einmal gedanklich abzugehen — Eingang, Garderobe, Trauung, Empfang, Saal, Tisch, Platz.

Menükarten am Buffet. Sie werden gedruckt, weil sie zum Gedeck gehören. Gelesen werden sie dann nicht, weil ohnehin alles auf dem Tisch steht. Eine große Karte am Buffet erfüllt denselben Zweck für einen Bruchteil des Aufwands.

Programmkarten für den Abend. Der Abend läuft selten wie gedruckt. Wer den Ablauf ankündigen will, tut das besser mündlich oder über eine Tafel, die sich ändern lässt.

Zweite Beikarte. Anfahrt, Hotel, Dresscode und Geschenkwunsch passen zusammen auf ein Blatt. Zwei Beikarten erhöhen Gewicht und Porto und werden trotzdem nur einmal gelesen.

Platzkarten bei freier Platzwahl. Klingt banal, passiert aber häufig: Erst werden Platzkarten bestellt, dann fällt die Entscheidung für freie Platzwahl am Tisch.

Die Reserve, die zu klein war. Der umgekehrte Fall kommt genauso oft vor: zu knapp kalkulierte Einladungen. Wer exakt so viele Karten bestellt, wie Haushalte auf der Liste stehen, hat keinen Puffer für verschriebene Umschläge, für Nachrücker und für die zwei Karten, die als Erinnerung im eigenen Album landen sollen.

Der gemeinsame Nenner dieser Fälle ist derselbe: Sie wurden bestellt, bevor die dazugehörige Entscheidung gefallen war — oder ohne Puffer. Papeterie folgt der Planung, nicht umgekehrt. Außerdem verträgt sie eine kleine Reserve besser als eine späte Nachbestellung, die selten farbgleich ausfällt.

Bestellt nicht chronologisch nach Verwendung, sondern in zwei Blöcken. Der erste Block umfasst alles, was verschickt wird: Save-the-Date, Einladung, Antwort- und Beikarte. Er entsteht, sobald Datum, Ort und Ablauf stehen.

Der zweite Block umfasst alles für den Tag selbst. Er kann warten, bis die Rückmeldungen da sind — Platzkarten und Sitzplan lassen sich ohnehin erst schreiben, wenn feststeht, wer kommt. Vier bis sechs Wochen vor der Hochzeit ist der richtige Zeitpunkt.

Innerhalb des zweiten Blocks gibt es noch eine Reihenfolge: Erst Tischnummern und Sitzplan, dann Platz- und Menükarten. Der Grund ist, dass die Namensschreibweise erst dann feststeht, wenn die Sitzordnung steht — wer Platzkarten vorher druckt, druckt sie oft zweimal, weil ein Gast doch absagt oder eine Begleitung einen Namen bekommt.

Ein Punkt verbindet beide Blöcke: das Papier. Wenn die Papeterie zusammenpassen soll, bestellt beim ersten Block genug Restbogen mit oder klären, wie lange die Druckerei das gewählte Papier vorhält. Papiersorten laufen aus. Eine Menükarte auf einem anderen Weiß fällt am gedeckten Tisch tatsächlich auf.

Wenn Ihr die Rückmeldungen und die Gästedaten ohnehin an einer Stelle sammelt — etwa auf einer Hochzeitswebsite — steht die Namensliste für Platz- und Tischkarten am Ende fertig da, statt aus Nachrichten und Antwortkarten zusammengesucht zu werden.